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Antes de hablar de espacios de trabajo ergonómicos necesitamos comprender qué es en sí la ergonomía como tal.

La ergonomía, en pocas palabras, es la disciplina que se encarga de optimizar los elementos en un sistema (usuario, herramientas y entorno) para que interactúen entre sí de la mejor forma posible a favor de los objetivos del usuario. Aplicada en espacios de trabajo (sea trabajando desde casa o en oficinas corporativas) puede marcar una diferencia abismal en la productividad de los usuarios.

Beneficios de contar con espacios de trabajo y diseño de oficinas ergonómicas

Sin duda, contar con un espacio de trabajo o una oficina ergonómica tiene como resultado distintos beneficios, en MAKEIN te presentaremos a continuación algunos de los principales:

-Aporta al bienestar general del usuario, tanto físico como mental ya que crea armonía entre los elementos con los que interactúa.

-Facilita el cumplimiento de objetivos ya que pone al alcance las herramientas para lograrlo.

-Favorece un mejor enfoque por la comodidad que tiene como resultado para realizar las actividades requeridas.

-Agiliza la interacción entre usuarios.

-Posibilita una jornada larga más productiva.

Se mencionaron algunos de los principales beneficios del diseño de oficinas ergonómicas, pero algo hay que tener siempre en mente: ¡No estamos diseñados para estar sentados 8 o más horas seguidas! Dentro de nuestras necesidades básicas como personas está el movimiento constante. Sin embargo, omitir la ergonomía como parte de la planeación y diseño de oficinas tiene repercusiones en la salud (dolor de espalda y muscular, problemas de circulación, cansancio, estrés, entre otros).   

Diseño de oficinas ergonómicas

Para lograr un diseño de oficinas ergonómicas es necesario tener en claro las actividades cotidianas de cada uno de los usuarios, así como la interacción que tienen entre sí para concretar esas actividades. La oficina ergonomía engloba conocer la estatura y peso de los colaboradores (o un promedio), elegir y adaptar el mobiliario, iluminación, acústica, temperatura, comunicación, tecnología, formas, dimensiones, planificación de espacios, flujo en pasillos, y esta lista puede continuar.

“Un mueble de oficina se diseña primero funcional y después estético”. Este enunciado es uno de los ejes que hacen de MAKEIN una empresa especialista en diseño y fabricación de mobiliario de oficina a la medida que se adapta a las necesidades particulares que cada proyecto representa.

A continuación, te presentamos algunas de las soluciones de productos / mobiliario de oficina ergonómico:

-Combinación de escritorios de altura regular con mesas altas o escritorios de altura ajustable.

-Conectividad configurada conforme a las necesidades (tipo de salidas, tipo de fijación/colocación)

-Sillas de oficina ergonómicas: con componentes, diseños y mecanismos conforme al tipo de actividad a realizar y tiempo de uso diario que se le dará.

-Brazo porta monitor para ajustar la altura de la pantalla y aprovechar el espacio de la cubierta de trabajo.

-Mamparas divisoras para delimitar espacios y para mejorar la concentración favoreciendo la acústica.

-Escritorios y mesas de trabajo adaptadas conforme a las necesidades de cada área (por ejemplo: dimensiones, alturas, accesorios y materiales).

-Configuraciones de guardado personalizadas: móviles o fijos; abiertos, con puertas o con cajón/gaveta; dimensiones; cantidad de espacios de guardado.

Nuestra recomendación es que en todo momento te asesores con especialistas en diseño de oficinas ergonómicas para elegir la mejor distribución de espacios y los muebles adecuados para cada usuario.

En Makein contamos con un equipo multidisciplinario de expertos en espacios laborales para acompañarte en tu proceso de planificación y diseño de oficinas desde el planteamiento de concepto, a través del diseño de muebles a la medida y su fabricación, hasta la entrega e instalación.

Al inicio de la cuarentena surgieron especulaciones respecto a la forma de trabajar en la post-pandemia. Se escuchó que las personas “ya no iban a querer volver a trabajar en oficinas”, “el home office va a permanecer”, “se requerirán menos m2 de oficinas”.

Con la llegada de la laptop y su “Boom” dentro de los espacios laborales hace poco más de una década, se llegó a pensar que los espacios de trabajo en oficinas desaparecerían pronto ya que con equipos portátiles se tendría la “libertad” de trabajar en cualquier lugar dejando a un lado estar dentro de una oficina. Ese momento nunca llegó y la oficina prevalece.

Ésta es la realidad

Con la experiencia trabajando desde casa durante estos meses, más de uno llegó a la conclusión de que el – tan anhelado- Home Office no es tan perfecto como lo imaginaban, pero ¿A qué se debe esto? Se atribuye en parte a que en esta ocasión no lo eligieron, sino que fue hasta cierto punto impuesto. Además, no todos contaban en sus casas con todas las herramientas necesarias y un espacio de trabajo adecuado para trabajar desde casa. Resultó que el dulce hogar en el que conviven con sus familias y llegan a descansar no es necesariamente el mejor lugar para concentrarse y ser más productivos. Adicional a esto, con las escuelas cerradas, muchos cuentan con pequeñas visitas ocasionales a sus espacios de trabajo exigiendo atenciones. Este espacio de trabajo puede ser un cuarto de estudio, pero en otros casos es una mesa en la sala o cocina rodeados de una familia que convive desde hace algunas semanas en confinamiento.

Pocos tienen la dicha de contar en sus hogares con espacios verdaderamente óptimos, con elementos ergonómicos y adecuados para ser más productivos. Aun contando con espacios así, en este tiempo de pandemia se han presentado la incertidumbre económica y el desgaste emocional buscando entender los límites más saludables entre la vida personal y los compromisos laborales. La oficina era el lugar donde se quedaban las tareas y documentos pendientes para el siguiente día. Trabajando desde casa los pendientes se quedan ahí mismo, a sólo un cuarto o un piso de distancia junto con la tentación de caer en una -poco saludable- productividad obsesiva.

Laura M. Giurge y Vannessa K. Bohns en su artículo publicado para The Harvard Business Review hablan del “WFH Burnout” (Work From Home Burnout– Agotamiento por Trabajo Desde Casa), argumentando que en home office “las líneas entre el trabajo y el no trabajo se difuminan de formas nuevas e inusuales”.

Necesitamos compañía

Las personas somos por naturaleza seres sociales. La frialdad de la comunicación a través de mensajes, correos, e incluso las videoconferencias, dejan un sentido de soledad. Este tipo de interacción no se compara con la llegada a una oficina saludando a todos (o a unos cuantos), las pequeñas conversaciones en el elevador, los chistes mientras preparas un café, el contacto visual en el camino hacia el sanitario, o la palmadita de un compañero que pasa junto a tu lugar de trabajo. Desde casa el horario laboral llega a su fin y no hay alguien de quien despedirse.

En pleno 2008, cuando EEUU comenzó a sustituir las computadoras de escritorio por laptops en las oficinas y los espacios de coworking tomaban su mayor auge, Dan Fost redactó para el New York Times un artículo sobre esta revolución de trabajo fuera de la oficina donde reconoce que a las personas “les gusta trabajar de forma independiente, pero son menos efectivos cuando se sienten solos en casa.” Una afirmación nada distinta a la realidad que se vive al día de hoy. Dan citó lo siguiente en ese mismo artículo a Laura Forlano, quien estudió a las personas que trabajan en oficinas comunales y cafeterías: “Incluso las personas que son antisociales sienten la necesidad de estar cerca de otras personas durante al menos parte del día mientras están trabajando”.

Nuevos parámetros

Esta experiencia nos ha enseñado a priorizar actividades, gastos y tiempo, pero sobre todo nos dejó en claro que la oficina se ha convertido en ese lugar donde podemos separar física y mentalmente lo laboral de lo personal. Hace falta sólo observar el crecimiento de los espacios de coworking en un entorno donde también es posible elegir home office.

Es muy seguro que las oficinas van a continuar a pesar de la pandemia, sin embargo, fue un agente que abrió la oportunidad a que muchas empresas conocieran el home office con todos sus pros y contras desde su propia experiencia.

El mejor modelo de trabajo es optar por un modelo híbrido combinando trabajo en oficinas con trabajo remoto que varía según las necesidades específicas de cada empresa. Los principales cambios que esperamos ver como consecuencia de este confinamiento es sin duda un mayor número de áreas dinámicas que estarán por el momento promoviendo distancias prudentes entre colaboradores; flujos en pasillos, entradas y salidas controlados con indicaciones, señalización y horarios escalados; y puntos de contacto adaptados a estas nuevas necesidades de higiene.

El objetivo al desarrollar oficinas y modelos de trabajo ha sido siempre el mismo: obtener la mayor productividad y rentabilidad. Esto se ha ido redescubriendo y ha evolucionado con el paso del tiempo hasta apuntar a lo que hoy se ha convertido en la directriz: procurar el bienestar de las personas.

Referencias

https://hbr.org/2020/04/3-tips-to-avoid-wfh-burnout

 Notebook sales surpass PCs for first time in US Archived 4 December 2008 at the Wayback Machine

“Gartner Says More than 1 Billion PCs In Use Worldwide and Headed to 2 Billion Units by 2014”. Retrieved 11 August 2015.

“Computers in use pass 1 billion mark: Gartner”. Reuters. Retrieved 11 August 2015.

Estamos viviendo un momento donde la economía global se encuentra en recesión como consecuencia de la pandemia por COVID-19. La mayoría quieren que esta cuarentena finalice y todo vuelva a la normalidad tal y como lo era antes de que se declarara la contingencia sanitaria por Coronavirus.

Nos hemos visto obligados a cambiar nuestro estilo de vida de forma radical. Hay quienes estaban preparados para este tipo de cambio. Otros cuantos no estaban preparados pero se adaptaron rápidamente. Y hay algunos que no han logrado adaptarse a las exigencias de esta crisis sanitaria ya que su actividad económica se vio directamente afectada por lo que tienen la opción de esperar a que esto termine o migrar a otra actividad durante este tiempo, lo que abre a la posibilidad de que después de esto incluso prefieran no volver a su actividad anterior. Sin duda esta situación ha traído como resultado que la mayoría de mexicanos exploren áreas de oportunidad mucho antes de lo que tenían pensado y puede que este cambio no sea tan temporal como esperamos. Será necesario adaptarnos a nuevas prácticas, rutinas y estilos de vida que llegaron para quedarse. Muy distintos al tiempo antes del Coronavirus.

Nuevos hábitos de consumo, de comunicación y de desarrollo personal han surgido, para muchos llegó el día de leer ese libro que habían postergado, de tomar ese curso que algún día tomarían, de hacer ejercicio o (irónicamente) de estar más cerca de los seres queridos, aunque ellos se encuentren a kilómetros de distancia. Es inevitable mencionar que una de las áreas a las que esta situación impactó es la forma de laborar ya que se ha aprovechado más que nunca el enorme abanico de herramientas digitales y tecnológicas que siempre ha estado presente para apalancarse e incrementar la productividad.

La crisis económica del 2008 nos llevó a cambiar los mismos hábitos antes mencionados, pero no solo a nivel personal sino también a nivel empresarial. Las organizaciones se vieron en la necesidad de adaptarse a la situación económica y modificar radicalmente sus operaciones e inversiones. Es así como se propagaron los espacios colaborativos o “coworking”. Parece ser que estamos viviendo nuevamente la transición a una nueva etapa en cuanto a lo que conocemos como espacios laborales. Posterior a la crisis del 2008 se levantaron con fuerza alunas empresas para posicionarse como líderes a nivel global en espacios de coworking aprovechando la oportunidad de atender la demanda del mercado en ese tiempo con un revolucionario concepto de laborar, mismas empresas que al día de hoy se encuentran al borde de hundirse luchando por sobrevivir en esta nueva transición, incluso hay quienes hablan que tras esta crisis estamos por ver el final de algunas de estas empresas especializadas en espacios compartidos.

Sin conocer lo que ocurriría, el año pasado se aprobó en la LFT (Ley Federal del Trabajo) el teletrabajo o homeoffice como un derecho para los trabajadores en México. A pesar de esto sólo 2 de cada 10 empresas lo habían puesto en práctica (Mayormente empresas transnacionales), siendo que una investigación realizada por la Secretaria del Trabajo revela que el 70% de las actividades laborales de las empresas en la actualidad pueden realizarse de manera remota. Según un artículo publicado por FORBES, en ciudad de México se ha reportado un incremento en la productividad en un 28% trabajando de manera remota en comparación al trabajo en oficinas.

Es incierto el tiempo que tomará todo en estabilizarse, lo que es una realidad es que la adaptación es una necesidad para mantenerse de pie y salir adelante ante esta crisis global.

Referencias

https://www.workdesign.com/2017/03/post-recession-rise-coworking/
https://www.forbes.com.mx/home-office-aumenta-28-la-productividad-de-las-empresas/
https://politica.expansion.mx/congreso/2019/06/20/sera-ley-el-home-office-esto-es-lo-que-aprobo-el-senado
https://www.milenio.com/politica/comunidad/home-office-mexico-2-10-empresas-unam
https://www.forbes.com.mx/coronavirus-crisis-wework/

Algunas de las principales tendencias que han marcado la forma de laborar en este último tiempo son la sustentabilidad, la integración digital y principalmente el enfoque en el bienestar.

El gobierno de México no queda fuera de la fuerzas de esta tendencia global en cuanto a la búsqueda de bienestar en espacios laborales con su relativamente reciente norma, que en octubre del año pasado entró en vigor, la NOM 035 que tiene por objetivo “establecer los elementos para identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial, así como para promover un entorno organizacional favorable en los elementos de trabajo”, definiendo como factores de riesgo “aquellos que pueden provocar trastornos de ansiedad, no orgánicos del ciclo sueño-vigilia y de estrés grave y de adaptación, derivado de la naturaleza de las funciones del puesto de trabajo, el tipo de jornada de trabajo la exposición a acontecimientos traumáticos severos o a actos de violencia laboral al trabajador, por el trabajo desarrollado”. Esta norma en la etapa actual contempla como obligación únicamente lo que se relaciona con políticas de prevención de riesgos psicosociales; medidas de prevención; identificación de trabajadores expuestos a acontecimientos traumático severos y difusión de la información.

El bienestar de los colaboradores, más allá de ser vista sólo como una obligación para las empresas, ya ha sido relevante dentro de los objetivos de grandes organizaciones pues se ha comprobado que favorece la productividad, la innovación y la permanencia del personal dentro de la organización, por lo que las acciones que buscan beneficiar el bienestar son considerados como inversiones y no como gastos.

Los elementos intangibles para construir este entorno de bienestar dentro de la organización van desde los procesos internos, normas y cultura organizacional, entre otras, pero se ha comprendido que el equilibrio entre la vida personal-laboral y el desarrollo de personas son la clave para lograrlo.

Mientras que los principales elementos tangibles sobre los cuales las organizaciones se han enfocado para alcanzar este fin es a través de los equipos e instrumentos de trabajo y los espacios laborales, ya que estos representan los elementos de mayor impacto.
Una de las principales herramientas con las que una organización puede sumar al bienestar de sus colaboradores es la inversión en diseño de oficinas y mobiliario adecuados para crear espacios funcionales con condiciones favorables de acuerdo a la necesidad de cada departamento. En tema de espacios laborales y sobre todo en oficinas, WELL Building Standard es el principal sistema de certificación para diseño, construcción y operación de edificios saludable a nivel mundial, consta de normas para el bienestar y la salud humana para optimizar el edificio.

Un espacio de bienestar para los colaboradores considera una propuesta de distribución, resultado de una correcta aplicación de test fit y space plan; interiorismo corporativo alineado a la visión de la organización; seleccion de muebles y sillas de oficina ergonómicos desarrollados a la medida; optimizar espacios dentro de la oficina, para eficientar la interacción y el flujo de personal; contar con iluminación adecuada; e inclusión de espacios verdes dentro de la oficina. La suma de estos elementos bien aplicados lleva a que los colaboradores experimenten un entorno que favorece su bienestar.

Independientemente de que sea o no una obligación la búsqueda del bienestar de los colaboradores dentro de una organización, es un hecho que se trata de una tendencia real al día de hoy y sus resultados son evidentes desde un corto plazo.

• https://www.wellcertified.com/about-iwbi/
• https://www.gob.mx/stps/articulos/norma-oficial-mexicana-nom-035-stps-2018-factores-de-riesgo-psicosocial-en-el-trabajo-identificacion-analisis-y-prevencion

Una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo local. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con muchas personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.

En toda oficina se maneja un código de políticas de oficina propias.

Existen varios tipos de oficina como la abierta, la cerrada, la moderna,la integrada, mobiliaria y de equipos.

La palabra proviene del latín officium y sus equivalentes en varios idiomas (principalmente lenguas románicas). Cabe notar que no denota necesariamente un lugar, sino una oficina (a menudo móvil) de una persona o aún la noción abstracta de una posición formal (tal como la del magistrado). Roma se puede considerar la primera sociedad que, principalmente debido al rol de la ley, desarrolló una burocracia relativamente elaborada, que no serían igualada por siglos en el oeste sino hasta después de la caída de Roma, incluso revertida parcialmente a causa del analfabetismo, mientras que el este preservó una cultura administrativa más sofisticada, bajo del imperio Bizantino y el Islam.

Las oficinas en la antigüedad clásica eran a menudo parte de un palacio complejo o un templo grande. Había generalmente un cuarto donde los pergaminos eran guardados y los escribas realizaban su trabajo. Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribanos hacen referencia a la existencia de tales “oficinas”. Estos cuartos a menudo son llamados “bibliotecas” por algunos arqueólogos y la prensa en general porque se asocia los pergaminos a literatura. De hecho eran verdaderas oficinas puesto que los pergaminos fueron utilizados para registrar expedientes y otras funciones administrativas tales como tratados y decretos, y no para la escritura o poesía u otros trabajos relacionados con la ficción.

La cancillería medieval era generalmente el lugar en donde la mayoría de los documentos del gobierno fueron escritos y donde las leyes fueron copiadas en la administración de un reino. Los cuartos de la cancillería tenían a menudo paredes repletas de casilleros, construidos para albergar el pergamino enrollado para una rápida lectura (un precursor al estante del libro). La introducción de la impresión durante el Renacimiento no cambió mucho estas tempranas oficinas gubernamentales.

Las ilustraciones pre-industriales tales como pinturas o tapices a menudo nos muestran las personalidades o epónimos en sus oficinas privadas, manejando expedientes guardados en libros o escribiendo en pergaminos. Todas las clases de escrituras parecían estar entrelazadas en estas formas tempranas de oficinas. Antes de la invención la prensa y su distribución existió una delgada línea entre una oficina privada y una biblioteca puesto que los libros eran leídos o escritos en el mismo escritorio o mesa, junto con las cuentas generales contables y las cartas personales.

En la actualidad, y debido a los cambios en los modelos de trabajo, han surgido nuevas formas de oficina sobre todo relacionadas con el teletrabajo y el trabajo cooperativo, donde varios trabajadores comparten espacio de trabajo para reducir costes, huir de la soledad laboral y crear sinergias.